trabajo, organización, eficiencia, tareas, orden
Imagen: Gojko Franulic

7 hábitos de gente organizada

¿Te gustaría ser más eficiente y organizado? La mejor manera de lograrlo es imitar a los que lo son. Conoce las técnicas de esas personas que envidias en tu oficina y conviértete en una bala para cumplir tareas y pendientes sin sufrir de más.

Por Magdalena Araus @mmaraus | 2015-03-10 | 07:00
Tags | trabajo, organización, eficiencia, tareas, orden
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Montones de ropa sobre la silla, papeles históricos en el escritorio y cajones a tope son pequeños desórdenes que nos permitimos en nuestra vida diaria. El problema es que si así luce nuestra oficina o casa, es probable que nuestro cerebro esté igual: mil tareas y cosas pendientes que nos paralizan y no sabemos cómo resolver, listas que no cumplimos, llamados que no hacemos y más.

Por mientras, sentada a nuestro lado en la oficina, está esa persona eficiente y organizada que termina las cosas con anticipación, que tiene su bandeja de entrada sin mails nuevos, que hace tickets al lado de sus pendientes y que nos da, a fin de cuentas, mucha envida.

El secreto es que la gente organizada no nace siéndolo, en realidad se construye utilizando métodos y sistemas concretos que los ayudan a ser organizados. Así que nada de alegar que nos faltó ese gen en nuestra cadena de ADN, porque tenemos mentes dispersas, complejas, procrastinadoras o dadas al inútil "multitasking", si repetimos estos actos una y otra vez, podemos crear hábitos que mejorarán notablemente nuestro rendimiento en el trabajo.

Si quieres sentir la agradable sensación de cumplir con tareas y avanzar de manera organizada, no te quedes de brazos cruzados e imita a los que saben. Estos son siete hábitos de las personas organizadas.

1. Usan herramientas simples

Los trabajadores organizados recurren a herramientas que les permiten llevar un control de sus pendientes. Salvavidas tales como recordatorios, calendarios inteligentes, post-it, aplicaciones de celular, son opciones indispensables en el día a día de estas personas, porque es prácticamente imposible retener en la cabeza las variadas acciones y pendientes que debemos realizar a diario.

Eso les permite despejarse y enfocarse más en lo que están realizando en cada momento. Pero, ¡ojo! No utilizan todo a la vez y menos cosas muy sofisticadas, mientras más enredados los sistemas de organización, menos se utilizan. Lo ideal es tener un sistema centralizado para todas nuestras tareas, que ocupemos siempre.

2. Ordenan sus prioridades

Esos compañeros de oficina que envidiamos (sanamente) saben abrirle la puerta a los "invitados" más importantes del día. Piensan en las tareas que son prioritarias del día y la semana, en base a las necesidades de su empresa o proyecto y las separan en tareas más pequeñas que se pueden ir resolviendo eficientemente. Lo escriben si es necesario.

Y no crean que se adhieren a su plan estrictamente, más bien, a lo largo del día se van ajustando para poder cumplir lo más urgente. "Ellos saben cuáles son sus objetivos, lo que hay que hacer y cuándo, y qué se puede postergar," dice Lisa Zaslow, fundadora de Gotham Organizers.

Además, planifican su día la noche anterior, lo que toma muy poco tiempo, pero hace un gran diferencia: unos 5 o 10 minutos en la noche bastan para preparar el día, revisando prioridades, tareas y horarios. Un paso sencillo que prepara el camino a seguir a la mañana siguiente.

3. Hacen mantenimiento constante

"Uno no va al gimnasio, se pone en forma y recién entonces cancela su membresía", ironiza Zaslow. Ser organizado es lo mismo: requiere de un mantenimiento permanente. La gente organizada se toma algunos minutos de su día para poner las cosas en su lugar apropiado, tanto las tareas como los objetos mismos.

Guardar documentos, chequear la lista de pendientes, borrar y contestar mails. "La pequeña cantidad de tiempo que se necesita para hacerlo es mucho menor que el tiempo que se tarda en buscar algo que no se guardó correctamente", asegura la experta. En este mantenimiento entra también la limpieza, botar papeles que ya no sirven, impedir que el cajón se llene, eliminar cosas antiguas. A fin de cuentas, evitar que el "escritorio se llene de papeles" y ahorrarse la tarea de ese orden profundo que uno siempre posterga a más no poder.

4. Controlan sus listas y agendas

Clásico del desorganizado es ponerse metas con fecha y hora que se postergan hasta último minuto o hacer listas en el famoso papelito amarillo con todo-todo lo que hay que hacer, pero al final del día con suerte hay un par de tareas completadas.

La gente que sabe organizarse, en cambio, está en constante contacto con sus compromisos y pendientes, manteniendo pocas tareas manejables, que revisan cada cierto tiempo. Son fieles a sus agendas y repasan a diario el trabajo, actualizando contenidos para que no se les vaya ningún detalle. Con esto, son mucho más eficientes.

5. No son perfeccionistas

Para tomar decisiones de manera eficiente y pasar etapas, hay que dejar de lado el perfeccionismo extremo. Los perfeccionistas tienden a fijarse tanto en los detalles y en meditar si realmente lo que harán es la mejor vía, que terminan paralizándose y postergando las cosas.

Las personas organizadas analizan sus opciones, eligen una y se hacen responsables de ella, sin mirar hacia atrás con arrepentimiento por los caminos descartados. Se trata de decir "esto es lo suficientemente bueno" y luego seguir adelante, destaca Annette Reyman, presidente de National Association of Professional Organizers.

Esto tiene que ver también con tener las prioridades claras, lo que los ayuda a no preocuparse de detalles que no tienen importancia en el objetivo propuesto.

6. Tienen actitud, ¡Hazlo ya!

¡Buena idea! Hagamos una reunión el próximo martes a las 10.00 hrs. Yo llamo a un asesor esta tarde y quedamos listos. Esa es la actitud de los trabajadores organizados y realmente funciona.

De nada sirven las brillantes ideas si no se concretan en algo. Las personas organizadas "capturan" lo que pasa a su alrededory lo ponen en alguna lista, recordatorio o calendario, con una fecha límite y un responsable claro a su cargo, porque saben que si las cosas no se hacen prontamente, o se hacen mal o no se hacen nunca.

Y no solamente con proyectos, sino con la bandeja de mails y todos los pendientes. En sus casas, prefieren colgar el abrigo en el closet cuando entran inmediatamente, porque piensan a futuro: dejarlo arriba de la silla será el comienzo de un cerro de ropa y ordenarlo será peor.

Eso no quiere decir que no se puedan postergar las cosas para un poco más tarde, sobre todo si las prioridades cambian, pero no se debe quedar demasiado tiempo en el tintero. Por último, si no es posible hacerlo, se desecha.

7. Piden ayuda

Nadie en el mundo, ni si quiera ese hombre que dicta charlas sobre el éxito, es bueno para todo a la vez. Y como ya les explicábamos en este artículo, hacer varias cosas a la vez solamente nos desorganiza y nos hace menos eficientes. Eso lo saben las personas organizadas, y por eso simplemente piden ayuda.

Conocen sus fortalezas y debilidades, y delegan a otros lo que no les resulta tan bien, evitando de paso el estrés innecesario. A fin de cuentas, centran su atención en lo que pueden hacer bien: "La gente más eficiente, eficaz y organizada hace lo menos posible", aseguraDavid W. Ballard, director ejecutivo adjunto del Center for Organizational Excellence.

"Se dan cuenta de que su tiempo vale más que estar intentando averiguar cómo hacer cada detalle", comenta Reyman.

*Recomendación: Para que los consejos sean realmente útiles, parte hoy mismo con uno de estos hábitos y prueba cómo te funciona. Luego sigue con otro y así de a poco te irás acostumbrando a una rutina más organizada.

¿Te consideras organizado en el trabajo? ¿Qué otros consejos recomiendas para serlo?

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Comentarios
Rafael Diaz | 2015-03-10 | 09:22
4
Debo ser de los tipos más volátiles y poco organizados que existen. Ahora implementé un sistema de post-it electrónicos que en algo me han ayudado a ordenarme, aunque no mucho. Lo que sí creo fundamental es que una persona organizada sabe cuándo y cómo decir que NO a peticiones. Creo que eso es lo que más me ha costado asimilar.
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Maria Isabel Fuenzalida Lizana | 2015-03-19 | 11:30
0
MÁS QUE ELECTRÓNICOS, SON MUY ÚTILES PERO EN UNA PIZARRA DE CORCHO CON POST IT DE PAPEL SON MEJORES, TIENES TODO A LA VISTA Y VAS SACANDO. LOS ELECTRÓNICOS SON BUENOS PARA TENER INFORMACIÓN QUE NECESITAS FRECUENTEMENTE Y RÁPIDO, SON MUY BUENOS PARA ESO.
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Mauricio Melo | 2015-03-10 | 16:38
5
Postearia, pero no recuerdo donde deje el teclado...
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Mariana Frias | 2015-03-10 | 17:11
2
Es super práctico ser organizado, el problema es que hay que serlo siempre y ahí esta la flojera jaja puedo limpiar los papeles y anotar todo por una semana... día por medio... cada fin de semana, hasta que me da flojera y solo lo hago cuando esta todo desornedado y ya se me olvida hasta para que fuí al super ajajaj :(
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Mile Mile | 2015-03-10 | 18:23
1
Hago todo lo contrario a este articulo. Jajaja...
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Felipe Lazo | 2015-03-11 | 11:38
1
Hagan un curso de GTD (Getting Things Done) o aprendan por ustedes mismos y revolucionen sus vidas. Van a hacer casi todo lo que dice el artículo y además van a poder ser enfocados en hacer solo una cosa a la vez.
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Danae López | 2015-03-11 | 12:57
4
Mi hijo de 10 años viene copiando desde 3° básico mi habito de anotar los compromisos, citas y tareas en el calendario, solo que él le agrega dibujitos y colores :)

Y es cierto eso de ahorrar espacio mental y ocuparse solo de lo mas relevante, con dos hijos, un esposo, un trabajo a full, una casa y miles de cosas domesticas, me ahorro energía, neuronas y malos ratos dedicando unos minutos cada día a actualizar el calendario que esta pegado en la cocina.

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Ange Brik | 2015-03-12 | 11:24
1
trato de hacerlo, lo prometo. Tengo una libretita llena de anotaciones, con mis pendientes, cosas que hacer, llamadas.... pero se pierde y hasta ahi llego, olvido que la tengo... no si me voy a acordar!!! y paf!
a eso sumamos que soy memento, olvido hasta lo que desayune.
Mi mejor arma es pedirle a la gente que me recuerde, llameme usted pq yo no lo voy a hacer...
es realmente terrible y la verdad que me preocupa, la gente a mi alrededor ya esta acostumbrada pero creo que es injusto para ellos tener que convivir conmigo y mi mala praxis.... hay veces que me entra un terror, no sere candidata al alzheimer???
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Magdalena Araus | Colaboradora | 2015-03-12 | 15:14
3
Hola Ange! Mi recomendación es que elijas primero UNA sola herramienta muy simple, porque cuando uno es "desorganizado", combinar tantas cosas lo hace peor. Mantente fiel a la libreta y ponla en un lugar visible, podría ayudarte el actualizar cada día tu lista antes de siquiera prender el computador. Saludos!
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Vivian | 2015-03-14 | 14:11
0
Puedes dejar tu libreta en un solo lado, como en el escritorio al lado del cursor y dejar una alarma en tu teléfono que te recuerde donde está la libreta y que cosas debes hacer con ella :D
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Ange Brik | 2015-03-27 | 12:56
2
bueno, les cuento que ahora mi libreta va donde vaya yo, y de a poco me estoy acostumbrando a meterla en la cartera <3
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Javiera Velasquez | 2018-03-02 | 14:13
0
Yo soy un desastre, pero me he podido ordenar con el sistema de Bullet Journal. Lo recomiendo mucho, pero hay que tener cuidado de sus seguidoras, porque lo han desvirtuado a la papelería y esquelas xD

Revisa la página bulletjournal.com, tiene algunos videos bastante explicativos.
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Macarena Arellano | 2015-03-14 | 14:11
1
Buenísimo!!! Voy a correr la voz por acá en el colegio!
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Veronica Carcamo | 2015-03-18 | 22:46
2
Me siento plenamente identificada, reconozco que soy super organizada, y como alguien escribió mas arriba la clave es utilizar UNA herramienta de apoyo, la mia es mi celular, en el icalendar anoto todo, tengo calendarios de trabajo, personal, mi mini pyme, de mi marido etc.
Y di en algun momento se me llega a perder/robar/romper el celular estoy salvada! El icalendar esta sincronizado con el notebook ... Maravilloso !
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Juan Ignacio Arancibia | 2015-03-23 | 21:37
3
¡Muy buen artículo! Era una persona desordenada, he implementado los tips, y me han ayudado! Pero sigo siendo desordenado XD
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Javier Concha | 2015-03-30 | 16:03
1
Excelente artículo, y levanta ánimos cuando te empiezas a identificar con cada uno de esos hábitos (me sentí como Juanelo con esa falsa modestia).
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Rodrigo Figueroa Reyes | 2015-05-22 | 04:59
1
Difícilmente podría estar más de acuerdo..todos los tips son muy efectivos. Felicitaciones por el artículo!
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