El secreto para hacer las mejores "listas de tareas pendientes"

Desde Benjamín Franklin hasta Johnny Cash, las listas han estado siempre presentes en la historia de la organización. El problema es que muchas veces éstas quedan en el olvido o no nos llevan precisamente a completar esas tareas. ¿Cómo hacer listas que realmente nos ayuden a ser más productivos?

Por María Paz Salas @mpazsalasm | 2013-11-21 | 12:18

*Esta nota fue originalmente publicada en 2013.

"Las listas son el origen de la cultura", dijo alguna vez Umberto Eco, filósofo, escritor y un gran fan de las listas. Lo último, ya que según él, dan un sentido al mundo que nos rodea.

Y de cierta manera es verdad. Mal que mal, hacemos listas para todo: para ir al supermercado, para organizarnos, para ordenar, de lugares que queremos visitar, películas que ver, cosas que hacer... Es un simple hábito que nos ayuda a incrementar la productividad de nuestro día.

El problema es que muchas veces los pendientes comienzan a acumularse hasta el punto de transformarse en una nueva fuente de estrés y culpa. Probablemente todos tenemos alguna lista (o varias) esperando hace meses o años a que finalmente nos decidamos a retomarla. Por lo mismo hay saber cómo usarlas bien, pues existen técnicas para que efectivamente sean listas para "hacer" y no para "posponer".

Aquí te ofrecemos algunos consejos para escribir una lista que realmente te ayudará a hacer cosas y sacar así a la Mónica Geller que llevas dentro.

Una lista que realmente te ayudará a hacer cosas

Fast Company nos entrega cuatro consejos para crear listas que podremos completar.

1. Divide los proyectos en pequeñas tareas

Hay un fenómeno que se llama Efecto Zeigarnik que se refiere a la tendencia a recordar tareas inacabadas o interrumpidas con mayor facilidad que las que han sido completadas.

La psicóloga Bluma Zeigarnik comenzó a interesarse por esto al ver cómo los meseros, por ejemplo, eran capaces de recordar fácilmente una larga lista de pedidos, pero sin embargo no eran capaces de recordar platos que acababan de servir.

Esto puede parecer muy útil, pero la verdad es que no es muy sano. "Lo que realmente sucede es que hay una desconexión entre nuestra mente consciente e inconsciente- la mente inconsciente no puede planear cómo terminar la tarea, pero se molesta con la sensación de que algo está inconcluso. Para librarse de ese sentimiento, insiste a la mente consciente con recordatorios de la tarea-m no para terminarla, sino que simplemente para animarnos a hacer un plan", explica Fast Company.

Por lo tanto, un buen paso para des-estresarse es planificar. Por lo mismo, el escritor y experto mundial en productividad David Allen nos entrega un método a través de su famoso libro Getting Things Done (que en español se vende bajo el título "Organízate con eficacia"),  que básicamente consiste en subdividir las grandes tareas o proyectos en las sub-tareas o acciones necesarias para llevarlas a cabo y luego determinar cuál de esas acciones es el próximo paso a seguir. Finalmente, anotar ESA acción en el listado de tareas y no pasar a la siguiente hasta haberla completado.

¡Pero atención! Lo esencial para esto es crear pasos específicos, accionables y que no tengan conflictos. Por ejemplo no es conveniente poner en nuestra lista: "limpiar la oficina", ya que es muy probable que lo evitemos. Pero sí es mejor poner distintas acciones más pequeñas como, "ordenar los archivadores", "botar papeles antiguos", "limpiar los cajones". Es mucho más probable que sea más fácil empezar a hacer esta tarea si sabemos que sólo requerirá un mínimo esfuerzo.

David Allen recomienda que todas las entradas de tu lista vengan con un verbo, por ejemplo "Ir al dentista" en lugar de simplemente "Dentista", de modo de obligarte a definir una acción. Además, señala que es muy importante distinguir aquellas tareas accionables, de aquellas que hay que delegar, posponer hasta tener otro paso previo listo, archivar o, simplemente, olvidar. 

2. Prioriza hasta que duela

Esto tiene que ver con la gran incapacidad que tienen algunas personas de decir NO, tanto a otras personas como a ellas mismas. Por lo mismo, es que a veces nuestras listas terminan siendo eternas. Priorizar "con rudeza", como sugiere este artículo, es la única manera de hacer lo que es más importante en el poco tiempo que tenemos.

3. Planea con anticipación

Hace casi 100 años, cuenta Fast Company, el presidente de la compañía norteamericana Bethlehem Steel, estaba lidiando con ineficiencias, por lo que decidió acudir a Ivy Lee, un experto en este tema. Lee aceptó a ayudarlo y le dijo al presidente que le podían pagar lo que ellos estimaran que era suficiente, según los resultados luego de tres meses.

El consejo de Lee a cada miembro del equipo de administración fue que al final del día escribieran una lista de "cosas por hacer", que consistiera en las seis tareas a las que tuvieran que dedicarse el próximo día.

Luego les dijo que organizaran la lista dependiendo de sus prioridades más altas. Al día siguiente los empleados trabajaban la lista de pies a cabeza, enfocándose en una tarea simple a la vez y al final del día, cualquier cosa que siguiera en la lista era añadida a la lista que cada tarde elaboraban para el próximo día.

Luego de tres meses, la compañía aumentó tanto su productividad, que el presidente de la compañía le envío un cheque a Lee por US$ 25.000, que para esa época (y para esta también) era muchísimo dinero.

¿Qué podemos deducir de esta pequeña historia? Que sería bastante útil para nuestras vidas planear el día que se te viene la noche anterior y definir cuáles serán nuestras tareas más importantes. Al dejar claro esto de antemano, te ayuda a evitar distracciones y a no tener pérdidas de tiempo.

4. Sé realista

Si queremos cumplir con las metas que nos proponemos en nuestras listas, tenemos que hacerlas realistas. Ya que a pesar de que estas listas pueden ser eternas, nuestro tiempo no lo es. Tenemos entonces que hacer que nuestras tareas calcen con el tiempo y esfuerzo que me cuesta poner de mi parte para realizar esas tareas. Aquí es donde tenemos que recordar el consejo de "priorizar hasta que duela".

Si quieres buscar inspiración, Magdalena Araus ya nos había hablado sobre qué hacen y no hacen los exitosos en su primera hora de trabajo en esta nota.

Bonus Track: Benjamín Franklin

Este genio es conocido por haber usado las listas para practicar distintas virtudes, como la templanza, el silencio, el orden, la resolución y la moderación. Cada día rastreaba sus progresos en listas y esquemas. También se imponía una rutina diaria muy estricta, que incluía tiempo para dormir, comer y trabajar, todo para horas específicas del día. Desafortunadamente le era imposible seguir al pie de la letra su rutina, pero aquí más o menos detalla lo que quería llevar a cabo.


*En su lista diaria, Franklin describe actividades comunes como "trabajo", "dormir" y "ordenar", pero también tareas que llaman la atención, como preguntarse: ¿Qué bien he hecho hoy?

¿Haces listas para organizarte?, ¿Qué otros consejos puedes darnos para mejorar nuestras listas?

¿CÓMO TE DEJÓ ESTE ARTÍCULO?
Feliz
Sorprendido
Meh...
Mal
Molesto
ESTADÍSTICAS: APOYO A FRASES DE ESTE ARTÍCULO
Estas estadísticas sólo se le muestran a los usuarios que ya han dado su opinión con un click sobre alguna de las frases rojas destacadas en el texto del artículo.
Comentarios
Benjamín Pérez | 2013-11-21 | 12:55
3
Somos muchos los que podríamos hacer una lista de las listas que quedaron en el camino. A pesar de eso, creo que hacer listas (se pospongan o no), es un buen ejercicio desde chicos no sólo para organizarnos, sino que para tener un registro de lo que alguna vez se nos ocurrió, y después, cuando necesitemos de esas ideas, saber que en algún remoto lugar está anotado en esa lista que alguna vez empezamos con toda la ilusión de cumplirla al 100%. ¡Muy buen artículo María Paz! Notable la mención a la Monica Geller.
responder
denunciar
apoyar
Marco Canepa | Director Creativo | 2013-11-21 | 12:59
7
Yo descubrí el sistema de David Allen hace como 5 años y me cambió la vida. Ahora he abandonado un poco su sistema, pero ciertas costumbres sanas quedaron para siempre, como:

- Tener todo en una lista única, no en varias listas dispersas por todos lados.
- Anotar la primera acción, no el objetivo final.
- Delegar o agendar de inmediato lo que no es accionable (en esa fallo a veces).
- Hacer de inmediato lo que tome menos de 5 minutos.
responder
denunciar
apoyar
Alejandro Carrasco | 2013-11-21 | 15:30
3
Comparto la idea de dividir las actividades grandes en acciones pequeñas, pero creo que también es necesario apelar a los fines de estas tareas y quitarles lo "obligatorio" por lo "necesario". Por ejemplo, como profesor, me da una lata tremenda revisar pruebas, pero si la veo solo como eso no progreso, no obstante pensarlo que el resultado de las pruebas motiva a los estudiantes y que la información de ellas es necesarian para mejorar mi trabajo entonces aduqiere más sentido el hacerlas.
responder
denunciar
apoyar
Pablo Cuadra Caro | 2013-11-24 | 19:57
1
Definitivamente las listas son lo mejor para organizar, el problema claro, es en el momento que se nos comienzan a acumular tareas y no resolvemos ninguna jeje.
De las mil y un apps que existen para el celular de tareas, yo utilizo WunderList, que tiene una versión para Android y otra para Chrome, al tenerlas sincronizadas, siempre tengo a mano lo que tengo que hacer, permite tener varias listas y marcar algunas tareas como "importantes" formando una lista única final.
responder
denunciar
apoyar
Marco Canepa | Director Creativo | 2013-11-25 | 09:58
2
Yo uso Nirvana, que está pensado para el sistema GTD.
responder
denunciar
apoyar
Yo soy un huérfano de Catch... Todavía no pillo algo que en Web y app al mismo tiempo me satisfasga...
responder
denunciar
apoyar
Ashniet Caskortish | 2013-11-25 | 13:30
1
Creo que lo más importante es ser realista, porque cuando nos vemos abrumados con tantas cosas que hacer, lo mejor es pensar de forma fría lo que en la realidad podemos realizar, y ponerlo en forma exacta en la lista. Así no nos sentimos mal por no terminar lo interminable.
Además, se pueden hacer listas para el día, para la semana y para el mes. Así te sientes más organizado y no sientes que te llega el agua al cuello.
Muy buen artículo!!
Saludos.
responder
denunciar
apoyar
María Paz Salas | Colaboradora | 2013-11-26 | 12:19
2
Que bueno que te gustó Ashniet! Y muy de acuerdo con lo de ser realistas, uno siempre jura que va a alcanzar a hacer TODO lo que se propone! Por lo mismo terminamos frustrándonos más de la cuenta.
responder
denunciar
apoyar
Judith Garay | 2014-01-08 | 16:26
1
Creo que es muy bueno hacer listas, mi problema es que me da pereza, a veces tengo tanta paja en la cabeza que me toma más de una hora hacer una simple lista y termino divagando en demasiadas cosas.

Intentaré eso de la lista diaria de acciones del día siguiente, espero que después de un tiempo de llevarla a cabo me salga más rápido.

Gracias por el artículo.
responder
denunciar
apoyar
* Debes estar inscrito y loggeado para participar.
© 2013 El Definido: Se prohíbe expresamente la reproducción o copia de los contenidos de este sitio sin el expreso consentimiento de nuestro representante legal.