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trabajo, productividad, oficina, concentración, técnica Pomodoro
Imagen: César Mejías

Pomodoro: la sencilla técnica que puede reducir tus horas de trabajo a la mitad

¿Cansado de tantas horas de trabajo? Un cambio simple en la rutina puede duplicar tu productividad y, lo más importante, disminuir tus horas de trabajo para tener más tiempo libre y disfrutar de una vida equilibrada.

Por Magdalena Araus @mmaraus | 2015-11-18 | 11:00
Tags | trabajo, productividad, oficina, concentración, técnica Pomodoro
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Vivimos quejándonos de que no nos alcanza el tiempo, no somos productivos como quisiéramos y que estamos tapados de trabajo. ¿Cuál es la principal causa? Usamos mal nuestro tiempo y ni siquiera nos damos cuenta de cómo lo perdemos día a día.

La solución a ese problema podría estar en manos de un tomate, el protagonista de una efectiva y probada técnica que ha dado excelentes resultados a muchas personas, logrando incluso reducir a la mitad el tiempo que gastamos en trabajar (pero cumpliendo exactamente los mismos objetivos).

Pomodoro es su nombre y su creador, Francesco Cirillo, la llamó así en italiano porque cuando universitario usaba esos clásicos temporizadores de cocina con forma de tomate.

Tomate concentrado

El principio de la técnica Pomodoro es trabajar con el tiempo, no contra él. Cuando estamos en la oficina, normalmente y sin darnos cuenta, destinamos mucho tiempo a tareas que nos desconcentran de lo que estamos haciendo y que, muchas veces, son lisa y llanamente innecesarias: revisar cada 5 minutos el celular o Facebook, pararse sin razón, chequear si llegó un nuevo mail que no estamos esperando, construir una réplica de la torre Eiffel con clips... en fin, hay varias, piensa en las tuyas.

Estos "tomates de 25 minutos" buscan eliminar todas esas distracciones, junto con el estrés de no estar logrando nuestros objetivos y focalizar nuestro trabajo (nadie es bueno en el multitasking), todo para finalmente tener un mejor equilibrio de vida, que nos permita disfrutar trabajo y tiempo libre sin culpas.

¿Cómo? Básicamente, el objetivo es dividir el día laboral en varios intervalos de 25 minutos de máxima concentración, intercalados con descansos breves (el temporizador con forma de tomate es opcional). Estos intervalos son lo suficientemente breves para no agotarte, pero lo suficientemente extensos para permitirte la suficiente concentración para conseguir avances importantes.

La eficacia de la técnica es tal, que incluso el escritor y coach Chris Winfield ofrece su testimonio de cómo logró reducir sus 40 horas de trabajo semanal a 16,7 horas con la técnica, rindiendo exactamente lo mismo que antes. Shut up and take my money! ¿Qué debemos hacer?

¡Manos a la obra!

El proceso es mucho más sencillo que pelar un tomate, pero el desafío está en ser capaz de cumplirlo sin hacer trampas. Los pasos son los siguientes:

1. Elige una sola tarea que tengas que hacer

2. Pon un temporizador con 25 minutos (celular, app, reloj de tomate, lo que sea)

3. Trabaja sin detenerte, solamente en eso, hasta que suene y luego pon un ticket en esa tarea

4. Tómate un descanso de 5 minutos

5. Repite esto tres veces más y luego de eso, tómate un descanso de 15 minutos

¡No te confundas! Esos 25 minutos de trabajo son constantes, enfocados exclusivamente en una tarea y sin otras distracciones (llamadas, mails, videos). Nada está permitido. Es una unidad indivisible de trabajo, así que si alguna urgencia lo interrumpe, más vale parar y comenzar de nuevo.

Algunas tareas toman más que un Pomodoro, tal vez hasta tomen cuatro, armando este artículo ya llevamos uno y medio. No importa. Luego de ese descanso de 5 minutos, vuelve otra vez a esa misma tarea en tu 100%.

¿Y qué hacer en los descansos de 5 minutos?

Ese break debe tener una actividad simple que no requiera esfuerzo cerebral, se trata de desconectarse, después de todo son sólo 5 minutos y pasan rápido. Algunas propuestas de la web oficial de técnica Pomodoro son:

- Alejarse del área de trabajo: ir a buscar una taza de café, un vaso de agua, salir a tomar aire puro.

- Hacer una tarea mecánica: ordenar el escritorio, botar papeles innecesarios, anotar algún pendiente, lavar la taza, ordenar el bolso, etc.

- Moverse en el escritorio: hacer ejercicios simples, un masaje sencillo en el cuello o yoga de oficina.

5 claves para que Pomodoro no sea un fiasco

Ya está claro cómo aplicar la técnica, pero un par de cosas hay que tener en cuenta para que realmente esto funcione.

1. Programa las tareas: regálale a cada mañana solo 5 minutos para pensar qué es lo que harás en el día y en qué se traducirá cada Pomodoro. Haz la lista en un papel y será ahí donde marques los ticket luego de cada intervalo. También date una media hora a la semana para evaluar cómo funcionó el trabajo y ordenar todo lo que viene la próxima.

2. Distribuye los tomates: Revisa tu día, sus horas y tus actividades para calcular cuántos intervalos de 25 minutos caben en tu mañana, según tus posibilidades, y cuántos en la tarde. Quizás al principio los repartas completando tu jornada de trabajo normal, pero aumentar la productividad te permitirá ir disminuyendo la cantidad.

3. Usa el modo avión: Existe la voluntad, todavía podemos creer en la humanidad, pero tener el teléfono sonando y los mensajes de whatsapp saludando en nuestra pantalla, invitándonos a revisar (como si de verdad fueran importantes) van a hacerlo todo más difícil. ¿Solución? Modo avión.

4. Busca un espacio tranquilo: Si estamos tratando de focalizar la atención, hay que ayudar con el entorno. Intenta que el lugar donde apliques la técnica sea relativamente silencioso, la oficina está bien, y de no ser así, unos audífonos pueden salvar la situación.

5. Y no seas tan literal: Hay que aplicarse para que sea eficaz, pero no hay que ser extremista. Pomodoro es un sistema de productividad y si estamos avanzando demasiado bien con alguna tarea y suena la alarma, puede que a veces convenga seguir un poco más y tomarse el descanso después. Nunca está mal algo de flexibilidad.

Pasando de 40 a 16,7 horas de trabajo: no es tan fácil

"Mirando hacia atrás, me doy cuenta que  usaba mi trabajo para tratar de llenar un vacío en mí (…) Me detuve y reevalué mi vida, tratando de averiguar lo que era importante para mí y lo que no lo era. Tuve que hacer un gran cambio. Tenía que encontrar la manera de trabajar más inteligentemente, no más difícil", declara Chris Winfield.

No fue fácil para un trabajólico como él disminuir su tiempo de trabajo a menos de la mitad, reconoce, pero con la italiana técnica pudo cambiar para siempre su rutina.

Cuando comenzó, pensó que podría hacer 16 Pomodoros al día, pero alcanzó solo a hacer 12 y no pudo cumplir todas sus metas. Le costó creer que realmente funcionaría: "estaba convencido de que era el sistema más tonto del mundo", dice Winfield. 

Así que un día volvió a lo de siempre, aplicando el común e improductivo "multitasking", pero estaba desconcentrado, frustrado y notó que su productividad no se comparaba con la de su época Pomodoro. Se replanteó las cosas y bajó el número de Pomodoros logrando hasta hacer 8 diarios, lo que sumaba un total de 40 a la semana.

Funcionaba bien, pero hubo días llenos de actividades, que le impedían aplicar estrictamente la técnica. Por eso tomó un camino diferente y decidió no ceñirse a los 5 días (lunes a viernes) y horarios establecidos, sino trabajar cuando mejor le funcionara, pero nunca demás, dándole espacio a las otras cosas que podrían haber interrumpido su rutina. ¿Un ejemplo? La presentación escolar de su hija.

Así fue como logró disminuir sus horas de trabajo de 40 a 16,7 a la semana. ¿Qué hace el resto del tiempo? No es que termine todo en dos jornadas completas, Chris explica que "trabaja" en total unas 35 horas, porque se suman las de reuniones, llamadas, trabajo en equipo que no puede evitar, pero que no cuenta realmente como horas de trabajo.

"Sinceramente trabajo 16,7 horas a la semana… y logro 5 veces más en esas pocas horas que en las otras 25. No hay cómo evitarlo. Así es la vida. Mientras los seres humanos estén involucrados, y sobre todo en la sociedad moderna, con su conectividad 24/7, es casi imposible tener un ambiente de trabajo perfecto. Sin embargo, se puede trabajar con más inteligencia, sin tener que trabajar más duro", concluye.

Si podemos trabajar con tanta eficiencia gracias a la técnica Pomodoro y no tenemos demasiadas reuniones como Winfield, efectivamente nuestra jornada laboral podría reducirse varias horas diarias, incluso hasta la mitad.

¿Funcionará para mí?

La probamos. Este artículo fue escrito casi en su totalidad bajo esta técnica, y sí, realmente fue terminado mucho más rápido que lo normal (cuatro Pomodoros exactos). Puede cansar al principio, pero realmente uno logra concentrarse en un 100% aumentando la productividad de forma visible.

¿Funciona para cualquiera? Ninguna herramienta es la panacea que vendrá a solucionarlo todo, pero bien utilizadas, pueden mejorar considerablemente nuestro trabajo. Algunos serán Chris Winfield y otros podrán aplicarla adaptándola a su propia rutina o combinarlas con otras prácticas.

No se trata de soñar con tomates y dividir la vida entera en 25 minutos o dejar de sociabilizar en la oficina, hay que evitar las obsesiones; a fin de cuentas, no es dejar de respirar, sino enfocar mejor los esfuerzos y la concentración, para poder estar más tranquilos. Todo en su justa medida.

Invitamos a probarla de todas maneras, quizás partir durante las mañanas o sólo con un par de Pomodoros al día, será el primer paso para mejorar nuestra productividad, ahorrándonos valiosos minutos y horas que podemos utilizar en otras cosas de nuestra vida.

¿Probaste la técnica Pomodoro? ¿Por qué no partir hoy mismo? 

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Comentarios
Naty naty | 2015-11-18 | 12:06
8
interesante, sólo que le sirve a las personas con cargos importantes dentro de las oficinas, esas regidas por el artículo 22 del código, que no está limitado a una marcación de tarjeta, descuentos por los permisos o días no trabajado.
El otro gran porcentaje es el perraje que ve mermado su sueldo si osa retirarse antes de la oficina o lugar de trabajo, aunque estemos parando el dedo ¬¬ ya me imagino diciéndole a mi jefa que me voy pues mi productividad es tanta que me queda la tarde libre :D :D D:
me gustó, pero estamos en Chile y nunca serán menos de 12 horas fuera de la casa.
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Nerdosauria | 2015-11-18 | 12:10
6
Pero igual te puede servir para terminar antes lo que tenias que hacer hoy y luego te dedicas a hacer algo para ti o adelantar pega. Creo que la idea es no tener vacios y evitar atrasarte por motivos de distracción (como me esta pasando a mi ahora) XD
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Marco Canepa | Director Creativo | 2015-11-18 | 15:18
9
También es muy útil para freelancers, emprendedores e independientes.

Al trabajador con horarios, claro, no le sirve para salir más temprano, pero quizás a extra-productividad le permite estar más relajado, quedar bien con los jefes cumpliendo sus plazos, tener tiempo para embarcarse en otros proyecto o ayudar a otros, y quizás a la larga ganarse un ascenso.
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Pamela González | 2015-11-18 | 23:50
14
Mi gente puede irse antes si terminan antes, el detalle es que en Chile las personas no están acostumbradas a ser recompensadas en "tiempo" por su eficiencia (me aburro de decirles que se vayan en la tarde), y por esto no hay mucho incentivo a ser eficiente.

Mi solución? Si terminé las tareas del día y no hay nada urgente, los obligo a cerrar todo y los invito a un happy hour (o churros con chocolate en invierno). Al principio es un poco caro, pero después de un tiempo entienden que de verdad son evaluados por metas, y no por calentar la silla
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Nerdosauria | 2015-11-18 | 12:08
2
En realidad ahora deberia estar haciendo informes y no leyendo estooo!!! pero estoy como super distraida y ahora trataré de hacer mis pomodoros (suena tan tierno) para terminar esto... despues les cuento como me fue.
Bye
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Miguel Castillo | 2015-11-20 | 08:43
5
Debiéramos dejar un pomodoro solo para distracciones... para al menos leer el Definido y los chistes ;-)
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Paper Luis | 2015-11-18 | 12:53
4
Creo que cuando las empresas sepan como funciona la técnica Pomodoro, van a estirarlo a toda la jornada laboral, van a aumentar la productividad, pero van a seguir pagando los pauperrimos sueldos.
Lo mejor: trabajar bajo metas y plazos.
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Juan Perez | 2015-11-18 | 15:43
1
Si, la tecnica funciona eso si no utilizo ningun app para el telefono porque mi idea es no mirar el telefono, tengo uno pequeno que guardo en mi bolsillo mientras trabajo...
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Rafael Fribla Castro | 2015-11-18 | 17:41
2
Esta técnica la aprendí hace poco en un curso de Coursera (https://www.coursera.org/learn/learning-how-to-learn/home/welcome) y realmente funciona, aunque yo la aplico para estudiar, no para trabajar.
Lo que puedo agregar es que el tiempo del pomodoro se tiene que adaptar a la medida de cada uno, por ejemplo yo hago pomodoros de 30 minutos por 10 de descanso. La idea es encontrar la combinación que más acomode.

Saludos.


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Manuel Romero | 2015-11-19 | 17:14
0
Yo también la conocí por ese curso. Lamentablemente ha pasado un año desde que la conocí y heme aquí, sacando la vuelta en la pega con proyectos sin terminar xD
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Karen A. Rivas | 2015-11-20 | 17:12
1
Yo hacia algo parecido en la U.. Cuando me tocaba estudiar harto, o hacer algún trabajo largo como q cuesta empezar.. Entonces me decia: ya, me aplico bien 45 minutos y despues 15 de premio para: bañarme, comer, ordenar pieza, tocar algún instrumento o ver tele, dar jugo en Internet, jugar wow, cualquier cosa fuera de lo q estaba haciendo, y me funcionaba bastante bien.. Lo hice porq una vez leí q una persona podía durar bien concentrada 45 minutos, pero q por más tiempo ya empezaba a rendir menor, y es cierto
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